Úvod  |  Publikace  |  Povinnost mít kopie dokladů...

Povinnost mít kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu (pracovních smluv) přímo na pracovišti ve světle metodického pokynu SÚIP

1. duben 2012

ČLÁNEK - Hlavním cílem novely zák. č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti provedené zákonem č. 1/2012 Sb. s účinností od 5. ledna 2012 je především zabránit zaměstnávání neoprávněně pobývajících cizinců ze třetích zemí. Úkolem novely je tak (mimo jiné) dostát povinnosti stanovené členským zemím ve směrnici ES 2009/52/ES, o minimálních normách pro sankce a opatření vůči zaměstnavatelům neoprávněně pobývajících státních příslušníků třetích zemí, která měla být transponována do jejich právních řádů do 20. července 2011. Novela zákona o zaměstnanosti ovšem neupravuje jen nové povinnosti v souvislosti s výkonem nelegální práce cizinci ze třetích zemí, ale dopadá rovněž na výkon závislé práce mimo pracovněprávní vztah, tzv. švarcsystém.

Zákon o zaměstnanosti tak zakotvuje pro každou právnickou a fyzickou osobu zcela novou povinnost, a to povinnost mít v místě pracoviště kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu (pracovní smlouvy a dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr) všech zaměstnanců (nejen cizinců) a dále pak i kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince na území České republiky. Stanovení této povinnosti má usnadnit provádění kontrol ze strany inspekce práce a lépe odhalovat případy nelegálního zaměstnávání[1].

MPSV v tiskové zprávě[2], která doprovází vydání metodického pokynu k zajištění jednotného postupu při provádění kontrol nelegálního zaměstnávání Státním úřadem inspekce práce (SÚIP), dovozuje (s odkazem na povinnost součinnosti ve smyslu ustanovení § 9 odst. 1 a § 7 zák. č. 251/2005 Sb., o inspekci práce), že zaměstnavatel je povinen předložit uvedené doklady (kopie pracovních smluv, dohod o provedení práce a dohod o pracovní činnosti, včetně kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince na území České republiky) na pracovišti, kde se koná kontrola a v průběhu této kontroly, a to v listinné podobě. Pouze v případech, kdy má zaměstnavatel více pracovišť s malým počtem zaměstnanců nebo to vyžaduje zvláštní povaha jeho činnosti, je za splnění této povinnosti považováno předložení kopie pracovních smluv či dohod uložených v elektronické podobě (naskenované originální smlouvy např. ve formátu pdf) na paměťových médiích, např. CD, DVD, flash discích aj. prostředcích výpočetní techniky s možností vytisknutí pro potřeby doložení výsledků kontroly. Takovýto výklad podaný ze strany MPSV (vyžadování listinné formy kopie) jde ale nad rámec zákona; zákon o zaměstnanosti hovoří o povinnosti mít v místě pracoviště kopie dokladů, aniž by rozlišoval, zda se má jednat o kopie v listinné podobě nebo v elektronické podobě. Jsme toho názoru, že pokud tedy i v jiných, než v tiskové zprávě uváděných, případech zaměstnavatel uchovává na pracovišti pouze v elektronické podobě, nemůže být v takovém případě ze strany inspekce práce důvodně sankcionován.

Metodický pokyn[3] k zajištění jednotného postupu při provádění kontrol nelegálního zaměstnávání zavazuje inspektory a další kontrolující osoby vyhodnotit nepředložení dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu přímo při kontrole a na pracovišti jako nelegální práci. Dodatečné předložení těchto dokladů již nemá mít vliv na vyhodnocení, zda jde o práci legální či nelegální. Osobě, která umožní výkon nelegální práce, je přitom uložena pokuta v minimální výši 250.000,- Kč (horní hranice dosahuje až 10.000.000,- Kč). Fyzické osobě („zaměstnanci“), která vykonává nelegální práci, pak lze uložit pokutu až do výše 100.000,- Kč. Smysl tohoto pokynu může unikat zejména v případech, kdy se jedná pouze o administrativní pochybení zaměstnavatele, když zaměstnavatel ze mzdy takového zaměstnance, jehož pracovní smlouvu pouze neměl na pracovišti, pravidelně odvádí daň a pojistné. Zaměstnavateli, kterému tak bude uložena sankce za umožnění výkonu nelegální práce pouze z toho důvodu, že neměl na pracovišti k dispozici pracovní smlouvu zaměstnance, pak zřejmě nezbude než se bránit uložené sankci za správní delikt v rámci správního soudnictví.

Další zásadní změnou je zcela nová právní úprava ručení osob za úhradu pokuty uložené inspekcí práce (dokonce i za dlužnou odměnu cizinci a související náklady) v případě, že taková osoba věděla, nebo při vynaložení náležité péče vědět měla a mohla, že odebírá zboží / služby od osoby („zaměstnavatele“), která umožňuje výkon nelegální práce cizincům bez platného povolení k pobytu na území České republiky. Stejně ručí i případný prostředník. O tom, zda ručení vzniklo a kdo je ručitelem, rozhoduje ve správním řízení Úřad práce. Jakým způsobem se ovšem může ten, kdo odebírá služby či zboží od třetí osoby dostatečně ochránit a zabránit (předejít) vydání rozhodnutí o vzniku jeho ručení? Jak bude v konkrétních případech Úřad práce postupovat? K tomuto bodu jakékoli výkladové stanovisko chybí a nejspíše tak budeme muset vyčkat až judikatury správních soudů. Zřejmě je ale nereálná představa, že by každý podnikatel v rámci svých obchodních vztahů měl s náležitou péčí prověřovat každého svého dodavatele, zda náhodou cizinci, který pro něho pracuje, nechybí povolení k pobytu. Primárně by se ale každý podnikatel měl chránit alespoň tak, že do každé smlouvy, kterou uzavírá, zakotví prohlášení svého dodavatele, že neumožňuje výkon nelegální práce a ani neodebírá žádné plnění od osoby, která by výkon nelegální práce umožňovala.

JUDr. Anna Bartůňková, advokátka

JUDr. Pavel Holec, partner a advokát

HOLEC, ZUSKA & Partneři

[1] Viz ust. § 5 zák. č. 435/2004 Sb., podle kterého se nelegální prací rozumí:

1. výkon závislé práce fyzickou osobou mimo pracovněprávní vztah (viz ust. § 2 ZP); nebo

2. pokud fyzická osoba-cizinec vykonává práci v rozporu s vydaným povolením k zaměstnání nebo bez tohoto povolení, je-li podle tohoto zákona vyžadováno, nebo v rozporu s povolením k dlouhodobému pobytu za účelem zaměstnání ve zvláštních případech („zelená karta“) vydaným podle zvláštního právního předpisu nebo v rozporu s modrou kartou; to neplatí v případě převedení na jinou práci podle § 41 odst. 1 písm. c) zákoníku práce;

3. pokud fyzická osoba-cizinec vykonává práci pro právnickou nebo fyzickou osobu bez platného povolení k pobytu na území České republiky, je-li podle zvláštního právního předpisu vyžadováno.

[2] http://www.mpsv.cz/files/clanky/12728/tz_030412a2.pdf

[3] Pokyn je od 1. dubna 2012 závazný pro všechny inspektory a další osoby, které se na kontrolách podílejí.